Luchando contra
la sobrecarga de información
Cuenta Jack Trout en su libro "El poder de lo simple" que un
artículo aparecido en USA Today comentaba que no es la edad
la causa principal de la pérdida de memoria. Es la sobrecarga
de información. Su premisa era que nuestras mentes son
como las memorias de una computadora y nuestros discos están
llenos.
Esta abundancia excesiva afecta a nuestra vida personal, dice
el afamado autor. Hace unos años, lo único que hacía falta
recordar era el número de teléfono y la dirección. Hoy hay que
agregar el número de identificación fiscal, los códigos de la
alarma antirrobo, el teléfono móvil, la dirección del correo
electrónico, el número de fax, los códigos de la tarjeta
telefónica, los números personales de las tarjetas de crédito,
etc..
Los dígitos están desplazando a las palabras.
El truco para que la mente trabaje a máxima velocidad y
eficiencia es reducir la información.
Hay incluso quienes piensan que la sobrecarga de información
va a convertirse en un problema médico. Leonard Riggio,
Director General de Barnes & Noble (la cadena de librerías más
importante de Estados Unidos) , piensa que en el siglo 21 la
gente tendrá que tomar pastillas que le ayuden a vaciar la
mente. "Perder ideas y olvidar información será equivalente a
perder kilos y ponerse a dieta", dice Riggio.
Nosotros tenemos algunas sugerencias para reducir la
información desde ahora mismo, para que la mente pueda
trabajar rápido y bien. Aunque pueden parecer consejos, más
que simples, demasiado simplistas, puede que den algunas
pistas para cruzar esa "niebla".
La primera cuestión es aceptar que no se puede absorber
todo lo que uno cree que debe saber. Una vez que se supera
este escollo mental, las cosas son más fáciles. En la medida
en que se limita el contenido, se prende a saborearlo más. Hay
que ser despiadado cuando se trata de reducir el "ruido". Se
debe despejar el camino para las cosas importantes.
Se puede empezar dedicando un par de horas para decidir cuáles
son las fuentes de información más importantes para el trabajo
y para estructurar el "servicio de inteligencia" que hace
falta para obtenerlas.
Hay que identificar lo que es más importante y leer eso
primero. Deshacerse de todo lo que sea marginal.
Y cuando es uno mismo el que comunica, hay que ser lo más
económico posible en lo que se escribe, se publica, se emite o
se envía por correo electrónico.
INFORMACIÓN IMPRESA
-
Cuando se lee un artículo, subrayar o destacar cualquier cosa
que interese. (Si no hay nada subrayado o destacado cuando se
termina de leer, hay que tirarlo).
-
Tener siempre a mano una carpeta de artículos o de publicidad
con la referencia "Parece interesante". Es bueno para los
viajes en avión.
-
Hay que cuestionar cada hoja de papel que se guarda, tiene que
haber alguna razón para guardarla. Si sobrevive al análisis,
métala en un montón "pendiente", envíela a alguien o
archívela.
-
Un Director de alto nivel debe exigir que todos los informes
que le lleguen tengan un resumen de un párrafo o una página.
Si no lo tienen, debe devolverlos.
-
Cada viernes, los que le tienen que informar deben poner en
una página las cosas importantes que han pasado durante la
semana, y su significado para el negocio.
CORREO ELECTRÓNICO
La mayor virtud del correo electrónico es que es barato. Pero
ése es también su mayor defecto (y peligro). Se suponía que el
correo electrónico iba a acercarnos a la oficina "sin
papeles". En lugar de ello parece que ha sustituido a memos
escritos, que al menos tienen algún trabajo de elaboración,
por tonterías por vía electrónica. Cada 60 segundos hay
alguien en la empresa que transmite algún resoplo mental.
-
Conviene reducir la carga de antemano. No es práctico incluir
el e-mail en la tarjeta de visita. Hay que dárselo sólo a las
personas que deben tenerlo.
-
Conviene acostumbrarse a abrir el correo electrónico sólo a
horas determinadas, cuando empieza el trabajo o al final del
día.
-
Las respuestas deben ser breves. Quéjese a quienes envían
mensajes largos o correos de voz demasiado prolongados. Pida a
los amigos que no envíen adivinanzas, chistes o chismes. .
PRESENTACIONES
Mucho cuidado con el uso de software para presentaciones.
Puede transformar ideas simples y sencillas en imágenes muy
complejas o incluso incomprensibles.
Si se proyecta información escrita en una pantalla, debe ser
simple. Siete líneas de texto son el límite. Una imagen por
transparencia es lo ideal.
Recuerde:
1. Hay una gran diferencia entre datos e información.
2. se puede crear cierta adicción a las fuentes de
información favoritas.
3. Ya no hay que ser una "rata de biblioteca". Hoy se
puede conseguir mucha información por vía electrónica.
4. la mayoría de los mensajes no son tan urgentes como
el remitente cree.
5. Separar siempre los mensajes urgentes de los que no
lo son.
6. Responder siempre de forma breve y directa. No
conviene incluir más ruido que señal.
